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Tool zur automatischen Erstellung von EG-Konformitätserklärungen

So heute kommt ein Beitrag aus der Reihe, wie kann ich dem Redakteur das Leben einfacher machen.
Aus aktuellem Anlass (EU Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
), müssen auch die EG-Konformitätserklärungen in allen Unternehmen angepasst werden. Aus diesem Grund haben wir uns überlegt, wie man die ganze Übersetzerei, resp. die Erstellung für jede Maschine einfacher machen kann. Das Resultat ist ein Word-Makro, welches dem Benutzer die übersetzte Konformitätserklärung automatisch zusammenstellt.

Der Gedanke dahinter ist folgender: Ich kenne zwar meine Maschinen und kann ohne Probleme eine deutsche oder englische Konformitätserklärung erstellen. Wenn ich das aber auf Finnisch oder Lettisch machen muss, dann habe ich meine liebe Mühe. Und wenn ich als Redakteur dies schon nicht gut kann, dann hat ein Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst schon verloren… Wenn dann noch Variablen wie verschiedene unterzeichnungsberechtigte Personen und mehrere Standorte dazukommen, dann ist die Komplexität perfekt. Und genau um dieses Problem zu lösen ist dieses Programm erstellt worden.

Natürlich müssen gewisse Vorarbeiten/Übersetzungen von Deiner Seite dafür getan werden, aber danach ist eine EG-Konformitätserklärung innert Sekunden in jeder EU-Sprache (und noch mehr) erstellt.
Das Tool funktioniert soweit, jedoch sind aus Zeitgründen in dieser Version noch keine Fehlerbehandlungen eingebaut worden. Somit sind Anpassungen mit Vorsicht zu machen und es ist ratsam immer eine Sicherheitskopie der Vorlage VOR  dem Ändern zu erstellen.

Natürlich hat ein automatisches Tool auch ein paar Einschränkungen, resp. etwas muss im Voraus schon noch für gemacht werden:

  • Alle Produkte/Maschinen entsprechen den gleichen Richtlinien und Normen (ich bin sicher, dass man auch bei Euch mit ein wenig „gutem Willen“ den kleinsten gemeinsamen Vielfach finden wird.
  • Die jeweiligen Übersetzungen müssen einmal(!) übersetzt werden und in entsprechende Autotexte gesetzt werden. Falls Du nicht weißt, wie Autotexte funktionieren, bitte im Word F1 drücken und nach Autotext suchen…

Funktion

Beim Öffnen der Vorlage wird automatisch das Makro gestartet.Falls nicht, oder wenn nochmals neu generiert werden muss, kann das Makro auch aus der Symbolleiste gestartet werden.
In diesem Hauptdialog werden die freigegebenen Sprachen angezeigt und man kann dort die entsprechenden Daten eingeben oder auswählen.
Da einige Unternehmen mehrere Unterschriftsberechtigte und auch mehrere Standorte haben, sind bei den „Unterschreibern“ vier Personen möglich. Bei den Standorten können es maximal drei sein. Diese Informationen sind dynamisch und können alle im Adminbereich erfasst werden.

Wenn alles eingeben und ausgewählt wurde, kann über [Generieren] das Dokument erstellt werden.

Info über die Anwendung

Im Dialog [Info] wird die Anwendung erklärt und darauf hingewiesen, dass diese nur kostenlos weitergegeben werden darf. Wir sind für allfällige Übersetzungen der Autotexte sehr dankbar und würden uns über eine gälische oder maltesische Übersetzung des Textes sehr freuen. Ach ja, falls Du dieses Programm verwendest, dann bitte ein Kommentar auf dieser Seite hinzufügen. Mit dem Hinterlegen Deiner E-Mail-Adresse würdest Du auch über eine neue Version informiert werden.
Was auch in „Informationen über dieses Programm“ steht, ist dass man im Hauptdialog mit dem Drücken von [Alt]+a in den Adminbereich kommt.

Administratoren-Einstellungen

Natürlich muss das einfache „Frontent“ irgendwo gepflegt werden. Dazu ist der Adminbereich [Alt]+a da. Dort sollte die Verwendung genügend erklärt sein.

Verfügbare Sprachen

Die Erklärungen sind in folgenden Sprachen verfügbar: Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Spanisch, Türkisch und Ungarisch.
Und Vorbereitet für folgende Sprachen: Dänisch, Estnisch, Griechisch, Irisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Russisch, Slowakisch, Slowenisch und Tschechisch.

Anpassungen am Layout

Es wurde bewusst ein unformatiertes Layout zur Verfügung gestellt. Nun ist es an Dir dieses Deinen Bedürfnissen anzupassen oder Du druckst das Standard-Layout einfach auf Deinem Briefpapier aus. Die Autotexte könnten voll formatiert und die Kopf- und Fußzeilen zusätzlich noch individuell befüllt werden.

Download: http://doc-x.org/wp-content/uploads/2010/01/EG-Konformitaet.zip

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