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Open Source

Kostenlose Mediendatenbank für den Profi

Wer kennt das Problem nicht? Die Marketingabteilung hat tausende von Produktfotos und anderer Unterlagen, die für niemanden zugänglich sind, da die CD’s und DVD’s gestapelt in Registerschränken liegen. Jede Anfrage um ein Bild wird eine Mischung zwischen ängstlichem Bitten (man weiss ja, wie Überlastet die Abteilung ist) und Nötigung, je länger man nichts bekommt (irgendwann muss ich das Bild haben und kann/will nicht mehr darauf warten).

Den meisten ist das Problem bekannt und man kennt auch die Lösung: Eine Mediendatenbank. Wenn man sich dann mal auf dem Web herumschaut wird man schnell merken, dass es viele kostenlose Anwendungen gibt, diese aber zu 100% nur die Bedürfnisse von Otto Normalverbraucher abdecken. Sobald man Bildformate wie TIFF, PSD oder EPS verarbeiten und automatisch in kleinere Formate rechnen lassen will, stossen diese Tools an ihre Grenzen.
Bis vor kurzem war dann die einzige wirkliche Alternative ein Profitool, das gerne mal 10’000 Euro und mehr kostet. Bis vor kurzem! Denn ich habe auf meiner „Toolbeobachtung“ ein neues cooles Teil gefunden.
ResourceSpace ist eine webbasierte, kostenlose Open Source Medienverwaltung. ResourceSpace kann man entweder kostenlos Herunterladen und auf dem eigenen Server betreiben oder sich das Tool auch Hosten lassen. Dann kommen aber jährlich Kosten von bis zu 6’000 Euro auf einen zu… Das eigene Hosten sollte aber in den meisten Firmen kein Problem sein, da man dieses Tool ja auch nur im Intranet betreibt (keine Sicherheitsrisiken zu beachten), kann der Installationsaufwand mit XAMPP sehr einfach gehalten werden. Mehr dazu in meinem Tutorial am Schluss.

Automatisch erstellte Kleinformate des Originals

Eigenschaften von ResourceSpace

Hier einige Highlights des Tools. Eine komplette Liste gibt es auf der Webseite von ResourceSpace zu sehen:

  • Reines Web-Interface
  • Einfache und erweiterte Suche, auch nach Schlagwörtern
  • Direkter Zugriff zu den Quelldateien und zu den Ableitungen
  • Benutzer können Bilder selbst hochladen (wenn Rechte vorhanden)
  • Mehrsprachig
  • Bilder können im Batch hochgeladen werden
  • Automatische Erstellung von Thumbnails – Unterstützte Formate: JPG, PDF, TIFF, RAW, EPS, PS, PSD, INDD uvm. –> Liste der unterstützten Formate
  • Automatischer Import der EXIF/IPTC/XMP-Daten
  • Zusätzlich Funktionen können über Plugins nachinstalliert werden
  • Einfach zu konfigurieren, alle Funktionen können ein- und ausgeschaltet werden

Hilfe und Support

Wichtig zum eigentlichen Programm ist ja auch noch die Unterstützung, die man dazu hat. Bei ResourceSpace gibt es zum einen ein Wiki, in dem die wichtigsten Punkte dokumentiert sind, eine Google Gruppe, bei der man Antworten finden und auch Fragen stellen kann und dann auch noch einen kostenpflichtiger Support, was sehr gut ist. Meistens scheitert nämlich einen Installation von Open Source in einer Geschäftsumgebung daran, dass man nicht sicherstellen kann, dass die Applikation auch noch in zwei, fünf oder zehn Jahren unterstützt wird. Wenn aber eine Firma dahinter steht und man die nötige Unterstützung kaufen kann, spricht dies auch für eine professionellen Einsatz des Tools. Es ist manchmal zum Haareraufen: Man kriegt keine Investitionen um ein Tool zu kaufen, ein kostenloses will man aber auch nicht nehmen, da der Support nicht sichergestellt ist… Vielleicht kann man genau deshalb mit ResourceSpace überzeugen, da genau dies erfüllt wird.

Tutorial – Eigenes ResourceSpace installieren

Vorbereitung

Bevor wir ResourceSpace auf unserem Intranet installierten, habe ich mir zuerst eine Virtuelle Maschine aufgesetzt und dort die Installation und das Tool getestet.

Ich gehe in dieser Anleitung von einem Windows 32bit-Server aus!

Folgende Programme müssen heruntergeladen werden:

  1. ResourceSpace
  2. XAMPP - XAMPP ist eine Distribution von Apache, MySQL, PHP und Perl (ein kompletter Webserver), die es ermöglicht diese Programme auf sehr einfache Weise zu installieren. Achtung! Damit die Installation einfach geht, sind viele Sicherheitsfunktionen ausgeschaltet worden. Empfiehlt sich nur für Intranet-Lösungen, also Webseiten die NICHT öffentlich zugänglich sind.
  3. Imagemagick – Automatische Bildverarbeitung
  4. FFmpeg – Automatische Filmverarbeitung
  5. Ghostscript – Verarbeitung von Postscriptdateien, also PDF und EPS
  6. Exiftool – Extrahiert die EXIF-Daten aus einem Foto
  7. AntiWord – Damit können Dokumente verarbeitet und für die Suche zugegriffen werden
  8. PDFtoText – Viewer für PDF

Installation

Dies kann zu Testzwecken auch zuerst auf dem lokalen Rechner gemacht werden!
  1. XAMPP installieren – Standard auf „C:/“, dann wird ein Ordner „C:/xampp“ erstellt.
  2. ResourceSpace entpacken und in “C:/xampp/htdocs” kopieren (alle anderen Dateien dort zuerst löschen!)
  3. Imagemagick installieren und als Pfad „C:/xampp“ wählen
  4. FFmpeg auspacken und in „C:/xampp“ kopieren
  5. Ghostscript installieren und als Pfad „C:/xampp“ wählen.
  6. ACHTUNG: Unter „C:/xampp/gs8.71/bin“ die Datei „gswin32c.exe“ nach „gs.exe“ umbenennen
  7. Exiftool – Entpacken und auf „exiftool.exe“ umbenennen und in „C:/xampp/ExifTool“ kopieren
  8. AntiWord auspacken und in „C:/xampp“ kopieren
  9. PDFtoText auspacken und in „C:/xampp“ kopieren
  10. Rechner neu starten
  11. Falls XAMPP nicht als Dienst läuft, dann die Module Apache und MySQL im XAMPP Control Panel starten. Ich würde empfehlen, die Häckchen zu setzen, damit man nicht bei jedem Neustart des Rechners die Module manuell starten muss
  12. Browser öffnen und „localhost“ eingeben
  13. Die Installation von ResourceSpace beginnt. Bitte alle Informationen eingeben und sich den Benutzernamen und das Passwort merken
  14. ResourceSpace startet und einloggen
  15. Viel Spass haben…

Programmpfade - Einzugeben bei der Installation

Einstellungen bei XAMPP

Fazit

ResourceSpace bietet viele Möglichkeiten für die Verwaltung digitaler Daten. Eigentlich habe ich „nur“ ein Bildverwaltungstool gesucht. Nun aber ein mächtiges Werkzeug gefunden, das Filme, Audio und Dokumente verwalten kann.

Die einfache Konfigurierbarkeit macht dieses Programm wirklich sehr schnell einsetzbar.

Diskussion

7 Kommentare für “Kostenlose Mediendatenbank für den Profi”

  1. Hallo Hr. Kesselmark,
    vielen Dank für diesen Tipp. Welche Erfahrungen haben Sie denn mit dem Export von Bilddateien und der Anbindung an andere im Unternehmen bestehende Systeme gemacht? Ist das System alleine zur Aufbewahrung der Originale gedacht? Oder gibt es eine Möglichkeit, das System an eine wie auch immer geartete Redaktionsumgebung evtl. sogar ein CMS anzubinden? Sonst hat man ja unter Umständen zwei Systeme mit ähnlichen Inhalten…
    Viele Grüsse

    Posted by MajorKong | Juni 20, 2010, 22:55
    • Hallo MajorKong,

      bei uns soll ResourceSpace “bloss” zur Verwaltung der Produktbilder der Werbeabteilung verwendet werden. Eine Anbindung ans Redaktionssystem Docuglobe ist nicht geplant, da wir die Bildverwaltung von Docuglobe verwenden. Natürlich wäre es schön nur ein Tool für alles zu verwenden, doch ich denke, dass die Kosten für eine Schnittstelle viel höher sind, als man durch eine zentrale Datenhaltung einsparen könnte. Hinzu kommt, dass die Technische Redaktion der Besitzer der Bilddatenbank in Docuglobe ist, wir für deren Qualität verantwortlich sind und diese Bilder zu 99% nur für unsere Dokumente eingesetzt werden. Somit muss in der Regel auch niemand ausserhalb der TD auf diese Bilder zugreiffen können. Für die Inhalte der anderen Datenbank sind die “Kreativen” verantwortlich…

      Posted by Pascal Kesselmark | Juni 21, 2010, 09:30
  2. Ist es möglich nur die Anwendung auf einem Server (im lokalen Netzwerk) zu hosten und die physische Bildablage auf einer Freigabe (ebenfalls im lokalen Netzwerk) zu organisieren?

    Posted by RD | August 9, 2010, 18:09
    • Ich selbst habe dies nicht gemacht, denke aber, dass es technisch machbar ist. Aus meiner Sicht müsste man nur an der “richtigen” Stelle einen Pfad ändern.
      Wie und wo, müssten Sie aber selbst beim Anbieter rausfinden. An der Lösung wären andere Leser sicherlich auch interessiert…
      Zu beachten ist aber sicherlich die Performance zwischen dem Webserver und dem Share. Es werden automatisch Thumbnails und alle Zwischenformate erstellt und da wird einiges an Daten rumgeschoben…

      Posted by Pascal Kesselmark | August 10, 2010, 10:29
  3. […] kann ich all diese Mediendateien im Dateisystem ablegen oder strukturiert mit ResourceSpace verwalten, diese dann im Intranet allen Kollegen zur Verfügung stellen und automatisch verschiedene […]

    Posted by Der gesamte Redaktionsprozess mit OpenSource | doc-x | September 24, 2010, 08:55

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