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Terminologie

Wir machen Terminologie oder von 0 auf 1000 Einträgen in 10 Wochen

Im Normalfall ist die Ausgangslage bei der Firmenterminologie immer die Gleiche: Entweder es gibt gar keine Terminologie oder man denkt man hätte eine; hat aber in Wirklichkeit nur ein bessere Wörtersammlung. Ich habe bei zwei meiner Arbeitgeber bewiesen, wie man in kurzer Zeit eine Firmenterminologie erfolgreich einführen kann und lasse Sie an meinen nicht immer positiven Erfahrungen teilhaben.
Zur Einführung in das Thema ein paar Evergreens, die immer wieder auftauchen, egal mit wem man sich über Terminologie unterhält.

Wieso mache ich Terminologie?

Diese Frage betone ich einmal auf das „wieso“ und das zweite Mal auf „ich“.

Wieso

Zum Wieso: Ich glaube es ist heute allen klar, was Terminologie bedeutet und auch was es einem Unternehmen bringt. Vollständigkeitshalber hier nochmals: Klare Kommunikation, resp. man spricht vom Gleichen, weniger Nachfragen der Übersetzer und dadurch tiefere Übersetzungskosten, und zum Schluss schaut es einfach professioneller aus, wenn die Übersetzung nicht „belustigend“ ist und die Dokumentation die gleichen Begriffe verwendet, wie die Bildschirmoberflächen.

Ich

Der zweite Punkt ist das „Ich“: Hier soll es als Vorwurf dastehen, denn sehr oft wird die Terminologiearbeit noch in das Arbeitspaket der Redakteure getan. Dies nennt man übrigens „Arbeitsbereicherung“… Leider werden die Wichtigkeit und auch der Aufwand in der Teppichetage meistens nicht gesehen. So macht in der Regel ein Redakteur die (Vollzeit-)Arbeit eines Terminologen noch so nebenbei.

Der Übersetzer benötigt weniger Informationen, als der Terminologe

Sie haben die Entscheidung gefällt, dass Sie Terminologie erarbeiten wollen. Aber nun wie weiter? In der Regel besprechen Sie Ihr Vorhaben mit ihrem Übersetzungsdienstleister. Dieser schlägt Ihnen dann vor, mit Ihnen die Erfassungsstruktur der Terminologie zu definieren. Somit ist dann auch sichergestellt, dass bei der Übersetzung alles klappt. Tja, wäre doch zu einfach, wenn es das schon war…

Übersetzer konsumiert

Leider ist es so, dass das was der Übersetzer von der Terminologie benötigt, nicht das ist, was Sie zur Pflege dieser brauchen. Ein Übersetzer muss „nur“ wissen, welche korrekte und verbotene Benennung ein Begriff hat. Falls es mal hochkommt, dann noch die Definition und ein Bildchen; mehr ganz sicher nicht. In den gängigen Übersetzungsumgebungen werden eh nur die Benennungen angezeigt.

Terminologe verifiziert

Der Terminologe benötigt viele zusätzliche Informationen. Was ist, wenn Sie jemand anfragt, wer denn diese Benennung freigegeben hat? Oder wenn Sie wissen wollen, was die Quelle dieser Benennung ist? Eben! Aus diesem Grund benötigen Sie noch Zusatzinformationen, wie: Quelle, Abgestimmt mit, Kontext, Benennungstyp (Vollform, Abkürzung etc.), Wortklasse, Numerus etc.

Alle wollen mitreden, niemand will die Arbeit leisten

So sehr sich niemand um die Terminologie kümmern will, umso mehr wollen alle dabei mitreden. Ist irgendwie doch wichtig… oder sagen wir mal so, dass viele Leute ein Problem damit haben, wenn Sie nicht mehr schreiben dürfen, was sie wollen.

Die Einfachen

Falls die Technische Dokumentation nicht mitarbeitet, dann haben Sie ein riesiges Führungsproblem oder die Terminologiearbeit wird in einer anderen Abteilung gemacht. Jedenfalls sollte hier die Akzeptanz am Höchsten sein. Erstaunlicherweise sind die Konstrukteure – sofern Sie sich auf etwas „Neues“ noch einlassen – eine Gruppe, die genormte Begriffe aus ihrer täglichen Arbeit kennt und auch schätzt. Auch hier sollte eine definierte Firmenterminologie schnell umgesetzt werden.

Harte Arbeit

Auf der anderen Seite haben wir die kreativen Chaoten und die „Nicht-Konsensfähigen“. Ich nenne jetzt bewusst keine Abteilungen, aber Sie können sich schon denken, wo diese angesiedelt sind. Dort gehe ich mit zwei unterschiedlichen Ansätzen an das Problem:

Im Normalfall ist die Technische Dokumentation in einem ganz anderen Bereich als die Kreativen angesiedelt. Somit bekommen diese eine eigene Terminologie-Datenbank und können dort selbst Begriffe definieren. Anfragen von Übersetzer werden auch direkt an diese weitergeleitet.

Eigentlich ist es ja wurst, wie man einem Ding sagt. Nur sollte das Ding eine einzige Benennung haben. Für die Nicht-Konsensfähigen gibt es den Terminologie-Zirkel. Dort werden die schwierigen Fälle besprochen und eine einstimmige Entscheidung gefällt.

Prinzipiell sollen nur Leute mitarbeiten, die auch direkt von der jeweiligen Terminologie betroffen sind. Für die anderen Interessengruppen lieber abteilungs-, resp. bereichsspezifische Terminologie-Datenbanken erstellen; diese werden dann zwar nicht gefüllt, aber Sie können in Ruhe weiterarbeiten.

Ohne Moos nicht viel los, oder doch?

Egal, ob die wirtschaftliche Lage es zulässt ein Terminologie-Tool zu kaufen oder nicht, am Anfang werden Sie im Excel arbeiten. Die Erfahrung zeigt, dass nachdem Sie sich zum Kauf und zur Installation eines Systems entschieden haben, einige Tage, wenn nicht Wochen ins Land ziehen, bis das System einsatzbereit ist. Da Sie ja bereits soweit sind, dass Sie ein Pflichtenheft und auch die Eintragsstruktur definiert haben, sollten Sie anschließend unbedingt mit dem systematischen Erfassen der Terminologie beginnen. Und da ist das Tool der Wahl zur strukturieren Erfassung halt nun mal Excel und man kann es danach ins Terminologie-Tool importieren.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Wichtig ist, dass Sie definieren, was Sie benötigen und nicht was die Möglichkeiten des Tools sind. Zum Beispiel ist für mich eine flexible, von mir definierbare Eintragsstruktur enorm wichtig und auch eines der KO-Kriterien bei der Tool-Auswahl. Da sich die großen Anbieter bei den professionellen Tools im Grundpreis nicht wirklich unterscheiden, ist es umso wichtiger, dass Sie das Pflichtenheft genau spezifizieren. Übersetzen Sie auch in asiatische Sprachen? Wenn ja, wie gut ist das Tool Ihrer Wahl dort verbreitet? Wie schaut es mit der Lizenzpolitik aus? Muss ich, weil ich mich nicht auf namentliche Benutzer festlegen will, eine Firmenlizenz kaufen? Die sind die Fragen, die entscheidend sind.

Freeware als Übergangslösung

Falls auch bei Ihnen zurzeit Investitionen eher ein schwieriges Thema sind, jedoch die aktuelle Arbeitslast Ihnen ermöglicht Terminologie zu erarbeiten, dann sollten Sie trotzdem loslegen! Excel haben Sie ja und mit ein wenig Informatikkenntnissen, können Sie eine schöne, semiprofessionelle Terminologieverwaltung erstellen. Sogar Publikationen als HTML oder PDF sind möglich. Kostenpunkt: 0 Euro. Die Lösung ist AXitd XMLglossary. Mehr darüber im Vortrag.

So haben wir es geschafft!

Nach 10 Wochen hatten wir bei Klingelnberg eine deutsche Terminologie mit über 1000 Begriffen. Zu unserem Vorteil war eine dedizierte Person für die Terminologiearbeit vorhanden und wir kannten ja schon bereits die Knackpunkte. Folgende fünf Schritte wurden durchgeführt:

  • Eintragsstruktur definieren
  • Prozesse erarbeiten
  • Verantwortlichkeiten definieren
  • Notwendige Mittel beschaffen, resp. Pflichtenheft definieren
  • Terminologie erarbeiten (zuerst Excel, dann im Tool)

Sieht ganz simpel aus und ist es eigentlich auch. Im Verlauf des Vortrages wird detailliert auf die oben genannten Punkte eingegangen und auch erklärt, worauf man zu achten hat und wie man am Schnellsten zu einem Resultat kommt.

Hier können Sie die Freeware zum Verwalten und Publizieren von Terminologie finden.

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