// du liest...

Management

Das heutige Umfeld als Chance für die Technische Kommunikation im Unternehmen

Die „fetten“ Jahre sind vorbei und das ist auch gut so, denn wir alle hatten in den letzten Jahren nur noch Zeit zu reagieren und nicht um vernünftig voraus zu planen. Die neue Maschinenrichtlinie ist mittlerweile auch in Kraft getreten und wir können – hoffentlich noch in gleicher Mannschaftsstärke – anfangen aufzuräumen und uns Gedanken über die Zukunft machen.

Die neue Maschinenrichtlinie bringt der TD die „Goldgräberstimmung“

Die 2006/42/EG hat für die Technische Dokumentation in den Unternehmen zwei spürbare Auswirkungen: Erstens werden wir von all den selbsternannten „Experten“ mit Angeboten überflutet die Technische Dokumentation MRL-konform zu machen (keiner davon will aber dann die Verantwortung für deren Richtigkeit übernehmen!) und zweitens ist wahrscheinlich das Thema sogar bei der Geschäftsleitung als prioritär eingestuft worden. Über die Qualifikation und den Nutzen dieser Experten lasse ich Sie selbst urteilen. Nur so viel: Mit der richtigen Lektüre kann man dieses Wissen selbst erarbeiten und so spart man sich mit der Sekundärliteratur „Die neue EG- Maschinenrichtlinie 2006/42/EG“ die teuren Experten. Natürlich hilft dieses Buch nicht grundlegende Schwächen in der Dokumentation zu beheben oder eine EN62079 zu erfüllen – dafür benötigen Sie vielleicht einen Experten – aber damit wissen Sie ganz genau, was zumindest die aktuelle MRL verlangt.

Auf der anderen Seite ist die MRL bis ins Marketing ein Thema (die machen sich sonst gar nichts aus so Themen) und macht aus diesem Grunde auch intern die TD wichtiger. Deshalb konnte man im letzten Jahr, und wenn Sie es verschlafen haben (mea culpa!) vielleicht auch noch in diesem Jahr, gewisse Investitionen und Ausgaben in Tools und Beratung bei der Geschäftsleitung locker machen. Vor allem wenn Kunden explizit auch die Dokumentation nach 2006/42/EG verlangen, hat die TD eine unübersehbare Wichtigkeit im Unternehmen. Bevor diese Wichtigkeit in den nächsten Monaten wieder versiegt, muss aber von Ihrer Seite etwas aktiv unternommen werden.
Jetzt ist der Zeitpunkt, wo Sie über Ihre Strategie für eine richtliniengerechte Dokumentation laut nachdenken dürfen. Denn ein weiterer wichtiger Faktor kommt auch noch hinzu: Die meisten Branchen haben zur Zeit einen Auftragsrückgang; schlecht fürs Geschäft aber gut für die TD, da nun endlich genug Zeit ist Altlasten zu bereinigen und ein wenig aus der operativen Hektik herauszukommen. Nun ist es Zeit sich über das Dokumentationskonzept Gedanken zu machen und zu fragen: Arbeiten wir strukturiert, sind die Warnhinweise auf dem neusten Stand, wie ist die sprachliche Qualität, wie schaut es mit der Terminologie aus, wie kann ich im Quelltext die Übersetzungskosten optimieren und wo verkümmert mein Redaktionsleitfaden?
Natürlich sagen Sie zu Recht, dass diese Dinge nicht mit der neuen Maschinenrichtlinie zu tun haben. Da gebe ich Ihnen teilweise recht. Auf der anderen Seite kann man in die Aufwände wegen der neuen MRL auch einige „nice to have“ Arbeiten reinpacken und so als Gesamtpaket gut gegen oben verkaufen.
Im schlimmsten Fall werden Ihre Verbesserungsvorschläge zwar angenommen, jedoch hat man Ihnen wegen der Wirtschaftslage dafür kein Budget gegeben. Es ist doch meistens so: Wenn’s läuft hat man zwar die Kohle, aber keine Zeit etwas zu machen und wenn man die Zeit hat, fehlt das Geld. Was aber nun, denn Sie haben ja gewisse Begehrlichkeiten geweckt, respektive Missstände aufgezeigt?

Kein Budget bedeutet freie Hand für unkonventionelle Lösungen

Ohne Moos nicht los! Das gilt leider auch meistens bei der TD. Trotzdem kann man mit einigen unkonventionellen Ideen trotzdem noch auf einen grünen Zweig kommen. Meistens sind ja die Investitionen das Problem. Bei den operativen Kosten für Übersetzung oder auch externe Redakteure klemmt es weniger.
Lösungsansätze gefällig? Fangen wir mal mit einem Redaktionssystem an. Das eigentlich teuerste Werkzeug in einer Technischen Redaktion. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, denn zum einen kann ich von gewissen Herstellern das System mieten (ich bezahle dann pro publizierte Seite) oder ich gehe ganz auf Freeware über. Beim Mietsystem müsste man mal eine Vergleichskalkulation von konventioneller Erstellung/Übersetzungshandling und Pflege erstellen und dies mit einem solchen System vergleichen. Wenn es billiger kommt, dann wäre dies der Grund für mich bei der Geschäftsleitung vorzusprechen. Falls es doch nicht klappt, würde ich entweder auf Basis des vorhandenen Editors trotzdem „saubere“, modulare und strukturierte Dokumente erstellen oder auf die kostenlosen Apache Forrest oder Daisy CMS wechseln. Denn wer weiß, wenn das Geschäft wieder anzieht und man nun das Geld bekommt, dann wäre so eine Migration viel einfacher zu heben.

Ein anderes Beispiel ist die Terminologie: Eine online verfügbare Firmenterminologie unterstreicht die Wichtigkeit dieses Themas und festigt auch die Position der TD im Unternehmen. Nur wie mache ich dies ohne Geld: Entweder kostenlos mit XMLglossary oder man unterhält sich mal mit seinem bevorzugten Übersetzungsdienstleister. Ein Vorschlag wäre, dass dieser für Sie ein Tool beschafft und dafür für einen gewissen Zeitraum einen Cent mehr pro Wort verlangen kann oder weil Sie so ein guter Kunde sind, soll er Ihnen das Ding auch zu Weihnachten schenken… Ich rede hier nicht von einer Profilösungen für zig-tausend Euro sondern um proprietäre Tools im Bereich von einigen hundert Euros; davon gibt es einige am Markt. Was Sie daraus machen, überlasse ich Ihrem Verhandlungsgeschick. Und ja, in der TD müssen Sie ab und zu Ihre „Seele“ verkaufen, um an Ihre Tools zu kommen!

Der Redakteur als Wissensmanager

Am Ende des Tages macht ein Technischer Redakteur nichts anderes, als Daten aus unterschiedlichen Quellen aufzubereiten und in einer hoffentlich strukturierten Form zur Verfügung zu stellen. Aber eigentlich könnte ein Redakteur noch mehr leisten, nämlich das gesamte Produkt-Know-how zu organisieren. Also kann man dadurch die TD nochmals vermehrt in den Mittelpunkt des Informationsflusses stellen. Wie stark man die strategische Ausrichtung der TD in diese Richtung bringen will, ist vor allem eine Frage der Ressourcen und wie sehr man sich Exponieren will. Und es macht auf den ersten Blick vielleicht auch keinen Sinn, wenn einem arbeitstechnisch das Wasser bis zum Hals steht. Wobei auch bei zu viel Arbeit ein sauberes Wissensmanagement die Recherchearbeit eines Redakteurs massiv erleichtern würde.
Aus meiner Sicht macht es deshalb schon Sinn, dass die TD sich um das Wissensmanagement kümmert. Dies muss aber von ganz oben unterstützt werden, da es sich noch viele Kollegen schwer tun ihr Wissen zu teilen, da sie damit versuchen ihren Job sichern. Und dann muss Redakteur ganz tief in die psychologische Trickkiste greifen, um die Leute dazu zum Mitmachen zu motivieren. Aber das kennen wir doch schon von der Recherche und den Interviews.

Abschließend muss ich sagen, dass die Technische Dokumentation eine schwierige aber auch goldige Zeit vor sich hat. Schwierige, weil wir unsere zukünftige Ausrichtung immer wieder neu definieren müssen und goldig, weil wir eben dies dürfen und somit alle Möglichkeiten offen sind. Es liegt am Schluss an der Eigeninitiative des Leiters/Leiterin der Technischen Dokumentation.

Literaturangaben/Links:

Die neue EG- Maschinenrichtlinie 2006/42/EG    ISBN: 3-410-16518-5 / 978-3-410-16518-7

Apache Forrest

Daisy CMS

XMLglossary

Diskussion

Keine Kommentare für “Das heutige Umfeld als Chance für die Technische Kommunikation im Unternehmen”

Einen Kommentar erstellen

 

Februar 2010
M D M D F S S
« Jan   Mrz »
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728

Geplante Artikel