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Wiki als Redaktionsleitfaden für die Technische Dokumentation

Inspiriert durch Werner Graf und seinem Bericht über TiddlyWiki, stelle ich nun die Story über Wikis als Redaktionsleitfaden endlich fertig…

Eigentlich läuft die ganze Geschichte hier total verkehrt ab. Zuerst wird das Tool für die Publizierung präsentiert und nun werde ich eine Lanze für Wiki als Redaktionsleitfaden brechen, über die Notwendigkeit eines Redaktionsleitfadens und das Vorgehen für dessen Erstellung ist aber noch gar nicht gesprochen worden. Dazu wird es sicherlich später noch eine Publikation geben. Nun aber zum eigentlichen Thema:

Wiki als Redaktionsleitfaden

Ein Wiki als Redaktionsleitfaden einzusetzen ist schon seit einigen Jahren in der Technischen Dokumentation ein Thema. Aber erst jetzt sind die Tools und das Wissen darüber so gut, dass es von jedermann umgesetzt werden kann. Anfangen will ich mit einem Zitat von Prof. Dr. Robert Schäflein-Armbruster:

«Den Redaktionsleitfaden selbst machen Sie präsenter, wenn er nicht ausschließlich in Papierform vorliegt. In der Planungsphase
lohnt es sich, über alternative „Darreichungsformen“ des Leitfadens nachzudenken: PDF-Datei, HTML, Wiki oder verlinktes MindMap.
Prüfen Sie die Nutzungssituationen und Gewohnheiten der Nutzer Ihres Leitfadens. Berücksichtigen Sie auch die zukünftige
Aktualisierung, Pflege und Verteilung.» (1)

Auch ich bin der Meinung, dass ein klassischer Redaktionsleitfaden (Papier oder PDF) nicht mehr der heutigen, dynamischen Zeit entspricht. Wir alle arbeiten in der Technischen Dokumentation und wissen ganz genau, dass jedes Dokument, zum Zeitpunkt des Druckes auch schon wieder veraltet ist. Seit 13 Jahren arbeite ich mit Redaktionsleitfäden in verschiedenen Unternehmen und musste immer feststellen, dass meistens nur die Person, die das Dokument pflegte, auch das aktuelle Teil vor sich hatte. Alle anderen haben teilweise mit 12 Monate alten Exemplaren gearbeitet. Dies führt aber dazu, dass alle Anstrengungen einen gemeinsamen Standard zu definieren für die Katz sind.

Das Wiki ist sozial und demokratisch

Wer sich bereits mit einem Redaktionsleitfaden abmüht, kennt auch noch ein weiteres Problem: Es ist verdammt schwer, dass sich alle Redakteure an die Regeln halten können/wollen. Woran klassische Redaktionsleitfäden scheitern,  führt auch bei Wikis zu Problemen. Trotzdem kann vielleicht genau das Wiki zum Erfolg und der vollen Akzeptanz führen. Alle können/müssen mitreden und tragen somit die Regeln und Entscheidungen mit. Natürlich gibt es immer noch Kollegen, die einem mitteilen, wo im Wiki etwas nicht stimmt. Aber nach zwei, drei Mal nettem Zureden und der Information, dass sie dies auch gleich selbst ändern dürfen, ist dieses Thema dann hoffentlich auch abgeschlossen. Ansonsten gibt es ja auch noch Jahresziele, wo man vielleicht eine bestimmte Anzahl Einträge verlangen kann…

Natürlich werden jetzt auch einige zu unrecht sagen, dass man keine Zeit hat, ein Wiki für Andere zu pflegen. Da ist am Schluss die Führungsperson gefragt, die alle Redakteure (intern/extern) dazu verpflichtet das Wiki zu pflegen und auch danach zu arbeiten. Hier ein Fazit von von Anja Flicker, Konrad Schmieder und Tobias Ahlert aus deren Publikation (2):

« Ein funktionierendes Wiki wird den Zeitaufwand für Ausbau und Pflege wettmachen, da die Beteiligten …
- Für das Finden und Verifizieren von aktuellen Informationen weniger Zeit benötigen,
- Optimale Vorgehensweisen, zum Beispiel im Umgang mit einem Werkzeug, schneller finden, weil Tipps, Tricks und Erfahrungen
  der anderen Anwender zur Verfügung stehen,
- Erfolgreicher Probleme lösen, da gleiche oder ähnliche Fälle bereits im Wiki beschrieben sind, und durch alle oben genannten
  Punkte unterstützt werden, effizienter zu arbeiten (erforderlicher Zeiteinsatz in Bezug zur Qualität der Ergebnisse).»

Es spricht also alles für ein Wiki als Redaktionsleitfaden und für mich ist es wirklich die Möglichkeit einen Redaktionsleitfaden zu erstellen, der lebt und von allen getragen wird.

10 Schritte zum Ziel

Hier folgen die 10 Schritte, die man unternehmen muss, um einen Redaktionsleitfaden als ein Wiki aufzusetzen:

  1. Bedürfnisse ganz klar definieren –> Pflichtenheft. Was muss das Wiki alles können? Z.B. Export als PDF, Bildbearbeitung, Bildformate, Offline-/Online-Bearbeitung, Synchronisierung, Zusatzfunktionen etc.
  2. Anhand der Bedürfnisse das richtige Wiki suchen.
    TiddlyWiki mag vielleicht den Bedürfnissen der Technischen Dokumentation genügen, trotzdem hat es auch seine Schwächen (z.B. Single User, History, Datenmenge). Wenn ich die Möglichkeit habe einen Web- und Datenbankserver einzusetzen, dann gibt es andere, bessere Lösungen. Hier findet man das Wiki seiner Wahl –> WikiMatrix
  3. Das Wiki lokal installieren und sich selbst einarbeiten. Der Wiki-Syntax ist schnell gelernt, benötigt aber den Willen ohne WYSIWYG-Editor zu arbeiten (ausser man installiert einen entsprechenden Rich-Text-Editor im Wiki). Als lokalen Web- und Datenbankserver kann man sich zum Beispiel XAMPP installieren.
  4. Die Startseite und die Service-Seiten definieren.
    Service-Seiten: Hilfe zum Wiki, Kontaktpersonen, Regeln im Wiki etc.
  5. Das Wiki benötigt einen gewissen Füllgrad, damit die Leute anfangen damit zu arbeiten. Also muss man entweder einen bestehenden Redaktionsleitfaden migrieren oder falls nicht, anfangen sich über die wichtigsten Themen im Wiki Gedanken zu machen und dies dann im Wiki niederschreiben.
  6. Die nächsten paar Wochen kontinuierlich an der Befüllung des Wikis arbeiten und auch mal Benutzerfeedback von Kollegen einholen. Man darf nicht vergessen, dass ein Wiki im Normalfall vom ganzen Unternehmen gelesen werden kann! Somit ist es die Visitenkarte der Technischen Redaktion.
  7. Das Wiki auf dem Server installieren lassen (evtl. schon parallel mit Schritt 3 durchführen) und das lokale Wiki auf das serverbasierte Wiki importieren.
  8. Alle Funktionen testen und Benutzergruppen/-rechte vergeben.
  9. Potentielle Inhaltslieferanten auf dem Wiki schulen und auch die Philosophie des Wikis rüberbringen.
  10. Firmenweite Freigabe des Wikis und sich an einem neuen, wertvollen Tool freuen. Das bedeutet auch, dass man alle potentiellen Schreiberlinge (auch Entwickler und Produkt Manager) auf das Wiki hinweist. Eine Kopie an die Geschäftsleitung wird wahrscheinlich auch nicht schaden.

Hat jemand auch schon Erfahrungen mit einem Wiki als Redaktionsleitfaden gemacht? Falls ja, lasst uns doch an den Erfahrungen teilhaben.

(1) “Ohne Leit kein Freud” von Robert Schäflein-Armbruster (nur für Tekom-/Tecom-Mitglieder)

(2) Informationen säen, Wissen ernten (nur für Tekom-/Tecom-Mitglieder)

Diskussion

Ein Kommentar für “Wiki als Redaktionsleitfaden für die Technische Dokumentation”

  1. Die 10 Schritte zum Ziel kann ich unterschreiben, wobei du jetzt dabei die Einführung eines Wikis und die Platzierung des Leitfadens im Wiki irgendwie vermischst. Für die meisten Leute außerhalb der Redaktion ist ja der Leitfaden nicht sehr interessant.

    Das Einzige, was ich beim Redaktionsleitfaden im Wiki bisher nicht gut hinbekommen habe, ist die die Darstellung unseres Funktionsdesigns. Das besteht bisher in Tabellenform und das wollen wir eigentlich beibehalten, weil es einfach optimal ist. Aber Tabellen sind in Wikis meistens ziemlich unhandlich, zum einen wg. der Wiki-Formatierung dafür und zum anderen wegen der Breite. Da bleiben wir dabei, eine Excel-Datei ins Wiki zu stellen. Ansonsten ist ein Wiki aber prima für Leitfäden – man muss die Leute nur immer mal wieder antreiben es zu aktualisieren ;)

    Posted by Redakteuse | Mai 14, 2010, 11:43

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